Haben Sie daran gedacht?
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von einem Jahr, sind die Tacho - Daten bis spätestens 31. März des Folgejahres zu löschen.
Die Fahrpersonalverordnung bedeutet für Unternehmen bereits umfangreichen Aufwand für das regelmäßige, termingerechte Auslesen der Tachographen- und Fahrkartendaten, deren Auswertung, Speicherung und darüber hinaus auch eine separate Archivierung auf getrennten Datenträgern.
Damit ist aber noch lange nicht genug, denn diese teils sensiblen Daten unterliegen natürlich auch dem Datenschutz und müssen dementsprechend auch gelöscht werden, sobald der Zweck für die Ursprüngliche Speicherung überschritten bzw. abgelaufen ist.
Da es sich hier ganz klar um detaillierte personenbezogene Daten handelt, fordert nicht nur die Fahrpersonalverordnung termingerechte Löschung, sondern auch die kürzlich in Kraft getretene Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), und insbesondere letztere droht bei Verstößen mit drakonischen Strafen.
Aus der Fahrpersonalverordnung (FPersV §1 (6)) besteht für folgende Daten eine Aufbewahrungsfrist von grundsätzlich einem Jahr:
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Ausdrucke aus dem digitalen Fahrtenschreiber
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Alle von der Fahrerkarte und vom
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Kontrollgerät heruntergeladenen Daten
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Vom Unternehmen ausgestellte Fahrpersonalbescheinigungen
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Alle im Rahmen einer Straßen- oder Betriebskontrolle erstellten Unterlagen wie Ereignisprotokolle oder Niederschriften.
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Nach Ablauf des Jahres müssen diese Daten spätestens bis zum 31.03. gelöscht werden. Die Löschung schließt dabei auch die Kopien in der separaten Archivierung ein!
Davon gibt es natürlich auch wieder viele Ausnahmen zum Beispiel für alle Unterlagen, die für die Lohnbuchhaltung oder steuerrechtlich relevant sind. Allgemein sollten diese weiterhin aufbewahrt werden:
Für die für Sie zutreffende Aufbewahrungspflicht fragen Sie am besten Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt.
Mit dem Fernauslesen Digitaler Tachographen bietet die TSI eine Lösung, mit der Sie mühelos diese rechtlichen Pflichten erfüllen. Dabei greifen Sie nicht nur jederzeit bequem auf alle aktuellen Daten zu, sondern erfüllen auch leicht alle Anforderungen an die korrekte Speicherung inklusive dedizierter Archivierung auf separaten Speichermedien.
Dazu gehört auch die Umsetzung von Schutzmaßnahmen zur Sicherung dieser personenbezogenen Daten sowie die termingerechte Löschung. Mehr Informationen zu den gesetzlichen Anforderungen finden Sie bei unseren Lösungen für den Digitalen Tachographen oder besuchen Sie unsere Themenseite:
Die Kunden der TSI erhalten dieser Tage wieder automatisch eine Erinnerung zur Prüfung aller nötigen Löschfristen. Sofern im vergangenen Jahr keine strukturellen Neuerungen oder Änderungen an administrativen Abläufen vorgenommen wurden ist dies für die meisten Kunden reine Formalität.
Denn nach erstmaliger Hinterlegung der zutreffenden Speicherfristen kümmert sich die TSI automatisch um deren Einhaltung und die rechtzeitige Löschung der Daten. Das ist bei uns ganz selbstverständlich Teil unseres Service.
Verwalten Sie Ihre Tacho- und Fahrerkarten noch manuell?
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Investieren Sie allmonatlich immer wieder Zeit und Aufwand, um die Tachographen Ihrer Fahrzeuge und Fahrerkarten ordnungsgemäß auszulesen und die Daten rechtskonform zu speichern und separate zu archivieren? Sind die bürokratischen Verpflichtungen zeitaufwendig und frustrierend? Dann ist es höchste Zeit auf die vollautomatische Tachographen-Lösung der TSI umzusteigen. Erfahren Sie mehr auf unserer Themenseite:
Der Inhalt dieses Artikels dient zur allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Der Artikel kann insbesondere keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen, welche die Besonderheiten des Einzelfalles berücksichtigt.
