Daten aus Fahrerkarten: Automatische Spesenabrechnung

Die meisten beruflichen Kraftfahrer von LKW und Bussen sind gesetzlich verpflichtet für alle dienstlichen Fahrten Fahrtenschreiber bzw. digitale Tachographen zu nutzen, welche die Lenk- und Pausenzeiten detailliert erfassen.

Dies dient nicht nur zur Verbesserung der Sicherheit im Straßenverkehr, sondern auch zur Sicherung sozialer Standards, der Gesundheit des Fahrpersonals sowie fairen Wettbewerbsbedingungen in der EU.

Unternehmen, die Fahrer einsetzen, unterliegen daher allein deswegen bereits etlichen Pflichten, diese Daten regelmäßig auszulesen, zu archivieren und auszuwerten.

Die TSI ist hier seit langem bereits führender Anbieter schlüsselfertiger Komplett-Lösungen zum Fernauslesen von Tachographen, welche die Erfüllung dieser Pflichten nicht nur aus der Ferne, sondern auch vollautomatisch ermöglicht.

Teil 1: Daten aus Fahrerkarten: Grundlage für die Arbeitszeit- und Lohnabrechnung

Im ersten Teil dieser Artikelreihe, haben wir bereits erläutert, woraus sich diese Pflichten ergeben, und wie diese sich zusätzlich gewinnbringend auch für weitere Zwecke im Unternehmen, insbesondere der Lohnabrechnung für Fahrer, einbinden lassen.

Teil 2: Daten aus Fahrerkarten: Automatische Spesenabrechnung

In diesem zweiten Teil setzen wir den Fokus auf ein angelagertes Thema, nämlich der Fahrer-Spesenabrechnung: Dabei geht es vornehmlich um Pauschalzahlungen für den Verpflegungsmehraufwand, der sogenannten kleinen bzw. große Verpflegungspauschale, aber auch Übernachtungspauschalen und weitere fallspezifische Zahlungen können in diese Kategorie fallen, wie z.B. Kindergartenpauschalen.

Teil 2: Daten aus Fahrerkarten: Automatische Spesenabrechnung

Hintergrund ist, dass Arbeitnehmern, die erhebliche Arbeitszeiten außerhalb des eigenen Wohnortes oder einer festen Arbeitsstätte verrichten natürlich Mehrkosten für die eigene Verpflegung entstehen. Der Gesetzgeber erlaubt hier eine steuerfreie Möglichkeit diesen Mehrkosten Rechnung zu tragen, entweder dadurch, dass Arbeitgeber diese Kosten übernehmen, oder dass alternativ Arbeitnehmer diese in der eigenen Lohnsteuer absetzen können.

Auch wenn die Zahlung von Verpflegungspauschalen für Unternehmen nicht verpflichtend ist, ist dies in der Transport-, Logistik- und Busbranche durchaus üblich und stellt eine wichtige Komponente in der Lohngestaltung für Fahrer dar, die für viele Firmen in dieser angespannten Arbeitsmarkt-Lage entscheidend ist, um geeignetes Fahrpersonal zu finden.

Pauschalen korrekt Abrechnen

Die Abrechnung der Pauschalen ist dabei nicht trivial und benötigt weitere Zusatzinformationen, die so nicht oder nur begrenzt in den Aufzeichnungen der Tachographen und in den Daten der Fahrerkarten gespeichert sind.

So sind für die Verpflegungspauschalen, z.B. nicht die reine Arbeitszeit, sondern die Abwesenheit vom Wohnort entscheidend, was z.B. für jeden Fahrer individuelle Zeit für das Pendeln von Wohnort zum Betriebshof enthalten kann.

Ebenso gelten unterschiedliche Pauschalsätze je nach Land und Region, was für Fernfahrer für internationalen Warenverkehr und für Fernreisen erhebliche Unterschiede macht – noch dazu, dass bei nächtlichen Fahrten auch noch der Ort relevant ist, der zuletzt vor Mitternacht erreicht wird.

Die Spesen-KI der TSI

Das alles sind komplexe Abhängigkeiten und Regularien, die mit einer einfachen Algorithmik nicht abzubilden sind. Die TSI hat hier, als Spezialist für Telematik-Daten und deren Auswertung, eine einzigartige, hochmoderne Künstliche Intelligenz (KI) entwickelt und implementiert, welche verschiedenste Datenquellen zusammenzieht, die jeweilige Qualität dieser Ausgangsdaten fallbezogen bewertet und diese konkret nutzt, um korrekte Spesenpauschalen für jeden Arbeitstag zu ermitteln.

Dabei haben wir bei der Umsetzung nicht nur auf die Vorgaben des Datenschutzes und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bedacht, sondern auch fundamentale ethische Prinzipien im Kern der KI verankert, so dass jede Entscheidung, welche die Spesen-KI trifft, jederzeit nachvollziehbar und erklärbar ist. Das ist eines der fundamentalen Grund- und Menschenrechte, welches für das 21. Jahrhundert täglich mehr an Relevanz gewinnt, und für dessen Einhaltung sich die TSI aktiv stark macht. Dazu gehört auch die Revidierbarkeit jedes einzelnen KI-Ergebnisses, damit der Mensch immer und ohne Einschränkung stets letzte Instanz in jeder Entscheidung bleibt.

Einige Aspekte dieses Ansatzes sind bereits durch die DSGVO gefordert, wenn auch für diese Art von Einsatzzweck nicht verbindlich, andere werden voraussichtlich erst frühestens mit dem europäischen KI-Gesetz regulatorisch geregelt, wie der offizielle Entwurf vom 21.4.2021 hoffen lässt. In jedem Fall ist die TSI nicht nur bereits jetzt Vorreiter im Einsatz modernster KI-Technologien, sondern übernimmt bereits im Design die nötige Verantwortung für ein sicheren, gerechten und ethisch wertvollen Einsatz dieser technischen Möglichkeiten.

Was leistet die Spesen-KI?

Die Spesen-KI der TSI erkennt automatisch die kleine und große Verpflegungspauschale anhand der Arbeitszeitdaten aus den Fahrerkarten, berücksichtigt dabei aber auch weitere Informationen zu jedem einzelnem Fahrer, wie Entfernung zum Wohnort und Pendelzeiten. Ebenso bezieht die KI die Fahrtziele und Orte ein, welche beim Einsatz neuer Smart-Tachographen teilweise bereits vorhanden sind, teilweise aber aus zusätzlichen Ortungsdaten gewonnen werden müssen, die mittels der Fahrzeug OnBoard-Units automatisch erfasst werden. Somit sind auch Länder- und Regionsspezifische Pauschalsätze sofort korrekt identifiziert.

Darüber hinaus erkennt die Spesen-KI Tage, an welchen eine Übernachtungspauschale zutreffend ist, z.B. wenn Fahrer in ihren Fahrzeugen übernachten.

Das alles ist bereits komplett und sofort vollfunktionsfähig in der Lösung enthalten, ohne dass es einer komplexen Ersteinrichtung bedarf. Wie bei der TSI üblich, lassen sich dennoch alle Aspekte der Spesenabrechnung individuell anpassen, angefangen von individuellen Spesensätzen oder auch Fälle, in denen Unternehmen die gesetzlich möglichen 200% der Spesensätze gewähren, oder auch zusätzliche und individuelle firmeneigene Pauschalen und Spesenvereinbarungen, wie z.B. Pauschalen für Kinderbetreuung oder ähnlichem.

Fahrerspesen-Verwaltung bei TSI

Die Spesenverwaltung für Ihre Fahrer im System der TSI ermöglicht alle Aspekte Ihrer Verpflegungs-, Übernachtungs- und sonstigen Pauschalen bequem an zentraler Stelle einzusehen und zu steuern.

Zentrale Verwaltung aller Fahrer-Spesen

Der Fahrerspesen-Manager garantiert eine einfache Verwaltung und bietet verschiedene, interaktive Visualisierungsoptionen. Alle Spesen werden pro Tag, mit hinterlegten Spesensätzen aufgeschlüsselt.

Automatische Berücksichtigung von:

• Kleine & große Verpflegungspauschale
• Übernachtungspauschale
• Länder- und Regionsspezifische Spesensätze
• Individuelle Pauschalen & Zuschläge

Spesen-KI

Die einzigartige Spesen-KI erkennt und kombiniert automatisch für die Analyse mehrtägiger Touren verfügbare, fahrerbezogene Daten aus:

• Fahrerkarten
• Digitale & Smart-Tachographen (Fahrzeugdaten)
• Arbeitszeitverwaltung
• GPS-Tracking/Ortungsdaten
• individuelle Arbeitswege
• Länder- und Regionsspezifische Spesensätze

und ermittelt relevante Spesensätze für jeden Tag.

Spesenrichtlinien

Natürlich sind auch individuelle und unternehmensspezifische Spesen, Spesensätze und Anpassungen möglich.

Definieren Sie für Ihre Fahrer individuelle Zuschläge für die Standardsätze oder die entsprechenden Arbeitswege, zur Berücksichtigung bei einer Abwesenheitsdauer vom Wohnort.

Intelligente Online-Hilfe

Eine interaktive Online-Hilfe unterstützt Sie bei allen täglichen Aufgaben und hilft bei auftretenden Fragen weiter.

Dabei ist die Hilfe Kontext-sensitiv, so dass Sie immer das passende Thema zur aktuellen Aufgabe sofort finden.

Weitere Informationen

Wir ergänzen und erweitern ständig den Funktionsumfang unserer Lösungen und sind stolz darauf dabei auf das konstruktive Feedback und die Wünsche unserer vielen Kunden zurückgreifen zu können. So sind unsere Produkte nicht nur immer auf dem neusten Stand des technisch Möglichen, sondern liefern auch echte Mehrwerte für unsere Anwender.

Erfahren Sie mehr zu unseren umfangreichen Lösungen zum Fernauslesen digitaler Tachographen oder auch zu unseren zahlreichen anderen branchenführenden Telematik-Angeboten und zögern Sie nicht auf unsere erfahrenen Digitalisierungsexperten zurückzugreifen – kontaktieren Sie uns!